GDPR
Eilas personuppgiftspolicy
Behandling av personuppgifter
Allmän information om personuppgiftsbehandlingen
Arbetsgivaren är personuppgiftsansvarig för behandlingen av sina anställdas personuppgifter. Det är av största vikt att all sådan behandling utförs på ett lagligt och korrekt sätt som minimerar risken för intrång i de anställdas personliga integritet.
I ansvaret ligger att uppgifterna:
- samlas in för särskilda, uttryckliga och berättigade ändamål
- är adekvata, relevanta och inte för omfattande
- korrekta och uppdaterade
- inte förvaras längre än nödvändigt
- behandlas på ett säkert sätt.
Anställd har rätt till att få viss information om behandlingen, vilken genom denna personuppgiftspolicy tillhandahålls.
Uppgifter som behandlas
För att kunna fullgöra sina skyldigheter och bevaka sina rättigheter enligt anställningsavtal, tillhörande tillämpliga kollektivavtal och författningar, kommer Arbetsgivaren att behandla den anställdes person- uppgifter i form av:
- Namn, personnummer, kontaktuppgifter
- anställningstid, anställningsform, facklig tillhörighet
- löne- och skatteuppgifter, bankkonto
- arbetstid, frånvaro/frånvaroorsaker, hälsa
- betyg, erfarenheter, utveckling, beteenden och prestationer
- övriga sådana personuppgifter som är nödvändiga och relevanta för att Arbetsgivaren ska kunna administrera anställningsförhållandet.
Behandling av personuppgifter som är att anse som känsliga – exempelvis uppgifter om hälsotillstånd i samband med sjuklöneadministration och rehabilitering – görs restriktivt och med iakttagande av sek- retess. Uppgifterna kommer från den anställde själv, myndigheter eller har genererats under anställ- ningen av Arbetsgivaren eller dennes samarbetspartners.
Mottagare av uppgifterna
a) Interna mottagare
De som tar del av uppgifterna är de interna befattningshavare som handlägger frågor rörande perso- nal, ekonomi, IT och övrig för anställningsförhållandet nödvändig administration, dels chefer, administratörer, gruppledare och styrelseledamöter.
b) Externa mottagare inom det arbetsrättsliga området
Den anställdes personuppgifter enligt ovan kan komma att behöva utlämnas till Arbetsgivarföreningen Fremia (inklusive dess servicebolag) som Arbetsgivaren är medlem i och vars kollektivavtal (om löner, allmänna anställningsvillkor, omställning, försäkringar, pensioner och förhand- lingsordningar) tillämpas på anställningsförhållandet.
De personuppgifter som avses är i första hand:
- kontaktuppgifter till vissa befattningshavare för att administrera medlemskapet i form av främst avgifter, rådgivning, utskick och åtkomst till Fremias webbplats.
- uppgifter som rör individers anställningsförhållanden för det fall arbetsrättsliga ärenden, för- handlingar och rättsliga tvister så kräver.
Uppgifterna kan även komma att lämnas ut till Fremias samarbetspartners som administrerar tecknade försäkringsavtal (försäkringsbolag och valcentraler), bevakar anställdas rättigheter (fackliga motpar- ter), upprättar lönestatistik (inklusive SCB), genomför medlemsundersökningar, verkställer medlemsut- skick och genomför liknande åtgärder.
c) Externa mottagare i övrigt
Personuppgifterna kan komma att behandlas hos externa parter som har i uppdrag att utföra specifika sysslor (inklusive att tillhandahålla datasystem) rörande exempelvis tidrapportering, schemaläggning, friskvårdsbidrag, hemsida, e-post, telefon, växel, företagshälsovård, medarbetarundersökningar, betal-
/kreditkort och motsvarande. Arbetsgivaren kommer att tillse att dessa externa parter hanterar person- uppgifterna på ett adekvat sätt. Då den externa parten inte själv är personuppgiftsansvarig utan end- ast hanterar personuppgifterna för Arbetsgivarens räkning, kommer Arbetsgivaren tillse att personupp- giftsbiträdesavtal upprättas.
I vissa fall är Arbetsgivaren skyldig enligt författning att tillhandahålla myndigheter anställdas person- uppgifter (till exempel löne- och skatteuppgifter åt Skatteverket).
d) Utlämnade till tredje land
Såvida det inte särskilt har angetts i bilaga till denna policy kommer inte överföring av personuppgifter att ske till tredjeland (land utanför EU/EES) eller internationell organisation.
Den lagliga grunden för behandlingen
Personuppgiftsbehandlingen är laglig därför att Arbetsgivaren
- ska kunna fullgöra anställningsavtalet och de på anställningsförhållandet tillämpliga kollektivavtalen (såsom att betala lön och pension)
- fullgöra rättsliga skyldigheter enligt författning (såsom arbetsrättsliga och skatterättsliga lagar)
- intresseavvägning (såsom allergier/kostönskemål, kontaktuppgifter till anhöriga och kontakt- uppgifter på hemsidan).
Lagringstiden
Anställds personuppgifter kommer att behandlas så länge som det är nödvändigt för Arbetsgivaren att fullgöra sina förpliktelser enligt anställningsavtalet och kollektivavtalen (exempelvis att betala lön), att försvara sig mot arbetsrättsliga anspråk (exempelvis enligt lagen om anställningsskydd) och uppfylla skyldigheter enligt lag (exempelvis bokföringslagen). Arbetsgivaren har att löpande gallra ut sådana personuppgifter som ej länge behövs, till exempel för att anställningen har upphört eller för att presum- tiva arbetsrättsliga krav har preskriberats.
Anställds rätt till information
Anställd har rätt till insyn i hur personuppgifterna behandlas. Den anställde kan begära att få tillgång till viss information om behandlingen samt har rätt till att få felaktiga personuppgifter ändrade, överflö- dig behandling begränsad, ogrundad behandling raderad och att få personuppgifter flyttade från Ar- betsgivarens datasystem till en annan aktör (så kallad dataportabilitet).
Kontakt med Arbetsgivaren med anledning av frågor och informationskrav
Anställd bör kontakta Arbetsgivaren i första hand vid frågor eller informationskrav. Sådan kontakt kan alltid tas med närmast överordnade chef alternativt med nedan angiven befattningshavare/funktion.
Arbetsgivarens namn, organisationsnummer och kontaktuppgifter i GDPR-frågor:
Kooperativet Eila
org.nr: 839400-9495
e-post: info@eila.se
tel: 073-985 57 14
Skulle anställd uppleva att Arbetsgivaren inte behandlar personuppgifterna korrekt har denne rätt att vända sig till Datainspektionen / Integritetsskyddsmyndigheten för att lämna klagomål.
Information om personuppgiftsbehandling – anställda
Engelholms Independent Living Association, i fortsättningen nämnd som Kooperativet Eila behandlar personuppgifter i enlighet med svensk lag. När dina personuppgifter registreras har du enligt lag rätt att få viss information vilken vi härigenom tillhandahåller dig. Som anställd hos oss på Kooperativet Eila behandlas personuppgifter om dig som är nödvändiga och relevanta för att Kooperativet Eila ska kunna sköta personaladministrationen inom anställningsförhållandet.
Kooperativet Eila är den personuppgiftsansvarige för behandlingen av dina personuppgifter. Du kan alltid komma i kontakt med den personuppgiftsansvarige genom att vända dig till din gruppledare eller verksamhetsansvarig. Du kan också kontakta oss på info@eila.se.
Dina personuppgifter registreras i Kooperativets Eilas personaladministrativa system på Ludvig & Co. och detta systems drift sköts av en extern part samt verksamhetssystemet Aiai vars drift sköts av Kaustik AB. Dessutom finns dina personuppgifter registrerade både digitalt på lokal disk samt i pappersform i pärmar på Kooperativet Eilas kontor. Kooperativet Eila har ett avtal med både Ludvig & Co., Kaustik AB, Livia Deak AB samt Feelgood Företagshälsovård. Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att Kooperativet Eila ska kunna fullgöra sina avtalsenliga förpliktelser mot dig som anställd samt för att Kooperativet Eila ska kunna fullgöra sina skyldigheter enligt arbetsrätten och skattelagstiftningen; detta utgör också Kooperativet Eilas lagliga grunder för personuppgiftsbehandlingen. Om du inte lämnar dina personuppgifter kan Kooperativet Eila inte fullgöra anställningsavtalet.
Följande uppgifter registreras eller kan komma att registreras om dig: namn, adress, e-post, personnummer, folkbokföringsuppgifter, ackumulerad inkomst, innehållen preliminärskatt, uppgifter om bankkonto, anställningstid, anställningsform, löneuppgifter, semester, kompensationsledighet, rapporterad arbetstid, övertid, frånvaro och frånvaroorsak.
Behandling om personuppgifter som är att anse som känslig, exempelvis sådan personuppgiftsbehandling som gäller hälsa, utförs bara efter nödvändighet och med stöd i lag.
Dina personuppgifter kan komma att behandlas hos externa parter som kan ha i uppdrag att sköta och administrera tidsrapportering, schemaläggning, företagskort, friskvårdsbidrag, bensinkort, medarbetarundersökningar.
Lagringstiden
Dina personuppgifter kommer att behandlas så länge det är nödvändigt för att kunna fullgöra förpliktelser enligt anställningsavtalet eller enligt arbetsrättslig och skatterättslig lagstiftning. När anställningsförhållandet upphör kommer de uppgifter som inte är relevanta att behålla också att raderas.
Dina rättigheter
Du har rätt till insyn i hur dina personuppgifter behandlas. Det betyder att du kan begära att få tillgång till viss information om behandlingen. Du har även rätt att begära att få felaktiga personuppgifter ändrade, överflödig behandling begränsad, ogrundad behandling raderad och begära att få personuppgifter flyttade från vårt system till en annan aktör, s.k. dataportabilitet. En begäran om något av det nämnda kan skickas till info@eila.se.
Skulle du uppleva att Kooperativet Eila inte behandlar dina personuppgifter korrekt har du rätt att vända dig till Datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten för att lämna klagomål. För att vi ska kunna hjälpa dig så snabbt som möjligt önskar vi att du vänder dig till oss i första hand. Det är viktigt att som anställd kan känna dig trygg hos oss på Kooperativet Eila.
